Chữ ký số Token hay Chữ ký điện tử cá nhân là gì? Vì sao nên sử dụng chữ ký số thay vì các phương pháp truyền thống? Bài viết sau đây sẻ giải đáp tất cả thắc mắc của bạn về Chữ ký điện tử cá nhân cũng như các thông tin liên quan về giải pháp bảo mật toàn diện dành cho doanh nghiệp này.
1. Tìm hiểu về Chữ ký điện tử cá nhân
1.1 Chữ ký điện tử cá nhân là gì?
Chữ ký điện tử cá nhân được biết đến dưới dạng chữ ký điện tử hình thành từ các biến đổi một hay một số các thông điệp dưới dạng dữ liệu có sử dụng hệ thống mật mã không cân bằng. Trong đó, người giữ được thông điệp bằng giữ liệu gốc cùng khóa công khai đến từ người ký thì có thể biết được:
- Trong cùng một cặp khóa bao gồm khóa công khai và khóa bí mật, chúng ta có thể xác định rõ biến đổi được nhắc đến ở trên.
- Xác định được việc biến đổi nói trên có được sự toàn vẹn nội dung dữ liệu nằm trong thông điệp hay không.
Tóm lại, Chữ ký số cá nhân có thể hiểu theo cách đơn giản đó là phương tiện dùng xác thực nhân dạng người ký hay gửi tài liệu, giúp đảm bảo rằng nội dung ban đầu của đoạn nội dung hay tài liệu được giữ nguyên và không có thay đổi mờ ám nào.
1.2 Thông tin chữ ký điện tử cá nhân có gì?
Trong Chữ ký điện tử cá nhân sẽ có các dữ liệu sau:
- Tên của chủ nhân đăng ký chữ ký số, tên thuê bao.
- Số hiệu của chứng thư số.
- Thời gian có hiệu lực của chính chứng thư số.
- Khóa công khai.
- Chữ ký số thuộc về tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Các mục hạn chế của mục đích và phạm vi có thể sử dụng chứng thư số.
- Những hạn chế trách nhiệm pháp lý đến từ chính tổ chức chứng thực chữ ký số.
- Thuật toán mật mã.
- Các nội dung bắt buộc phải có trong quy định của bộ thông tin & Truyền thông.
2. Hướng dẫn sử dụng Chữ ký điện tử cá nhân
2.1 Quy trình đăng ký chữ ký điện tử cá nhân
Các bước đăng ký chữ ký điện tử cá nhân được tiến hành dựa trên quy trình như sau:
Bước 1: Sử dụng USB Token để nộp hồ sơ thông tin đăng ký cấp Chữ ký điện tử cá nhân.
Chú ý: Liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp đến đơn vị cung cấp dịch vụ sau khi thành công nộp thông tin đăng ký Chữ ký điện tử cá nhân qua USB Token.
Bước 2: Đợi nhà cung cấp dịch vụ thẩm định cùng kiểm tra thông tin, hồ sơ đăng ký chữ ký số.
Bước 3: Thiết lập và kích hoạt USB Token
Chú ý:Sau khi nhà cung cấp thành công bước kiểm tra và thẩm định, USB Token được gửi tới đơn vị và tiến hành “Thiết lập và kích hoạt USB Token”.
Bước 4: Đăng ký tài khoản chữ ký số này với Tổng cục thuế.
Bước 5: Chờ đợi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia trả kết quả đã được xác nhận đến cơ quan thuế. Kết thúc thời gian chờ đợi và sử dụng chữ ký số điện tử cá nhân cho các tài liệu, hợp đồng, văn bản điện tử.
Sau khi tiến hành thiết lập với hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử thì bạn mới có thể hoàn toàn sử dụng USB Token hay Chữ ký điện tử cá nhân cho các mục đích của mình.
2.2 Đối tượng có thể sử dụng Chữ ký điện tử cá nhân
Tất cả công dân Việt Nam điều có thể đăng ký và sử dụng chữ ký số cá nhân sau khi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Chữ ký điện tử cá nhân có hiệu lực ngang bằng với chữ ký tay của bạn. Đối tượng sử dụng nhiều nhất chắc hẳn là các doanh nghiệp và chi tiết bao gồm: Các Tổng giám đốc, Giám đốc hay phó giám đốc hoặc trưởng phòng và đặc biệt là kế toán trường,…
Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ hiện đại thì mỗi cá nhân cần có riêng cho mình một Chữ ký điện tử cá nhân, để có thể tận dụng được lợi ích và tiện lợi mà chữ ký số mang lại.
3. Lợi ích của chữ ký số cá nhân
3.1 Tiết kiệm chi phí
Các chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu cứng trong một doanh nghiệp sử dụng trong thời gian dài là không hề nhỏ. Ngược lại, chữ ký số không khiến bạn phải mất thêm bất kỳ chi phí nào cả, giúp bạn và doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí.
3.2 Đẩy nhanh công đoạn xử lý hồ sơ
Sẽ mất kha khá thời gian khí bạn chuyển các tài liệu, hợp đồng giữa các phòng ban trong doanh nghiệp hay giữa những đối tác với nhau làm cho thời gian vận hành chậm trễ lâu hơn. Chữ ký điện tử cá nhân sẽ giúp bạn xử lý nhanh gọn các hồ sơ, tài liệu hay hợp đồng,… chỉ trong một thao tác đơn giản với chữ ký số.
3.3 Thực hiện ký duyệt mọi nơi mọi lúc
Thao cách truyền thống, bạn cần ký duyệt trực tiếp trên hồ sơ giấy tờ tại văn phòng và đặc biệt là giới hạn trong giờ hành chính thì những ai sử dụng chữ ký số cá nhân có thể ký duyệt ở bất kỳ đâu cũng như bất kể thời gian đặc biệt là giờ ngoài thời gian hành chính.
4. Kết luận
Chữ ký số cá nhân thể hiện cho sự phát triển và là đứa con của công nghệ hiện đại, nó chứa đựng các tiện ích khổng lồ đang chờ bạn khám phá. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng chữ ký số mà chưa biết chọn đơn vị dịch vụ nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn trực tiếp về chữ ký số cá nhân.
