0969 088 567

hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử viettel

 Hôm nay TT giải pháp doanh nghiệp Viettel Đà Nẵng sẽ hướng dẫn quý khách hàng cách lập hóa đơn điện tử viettel trên trang quản lý hóa đơn

1. Lập hóa đơn và hóa đơn nháp

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”

Sau khi đăng nhập vào S Invoice tại đường dẫn https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, các bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.

Giao diện lập hóa đơn trong danh mục quản lý hóa đơn

 

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu trên tài khoản S Invoice của bạn)

Tại màn hình “Lập hóa đơn”, cần nhập các thông tin:

  • Điện thoại
  • Tên người mua
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ Email
  • Tên đơn vị
  • Địa chỉ

Cửa sổ thông tin khách hàng trong lập hóa đơn mới

Lưu ý: 

Khi bạn nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”.

Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập “Mã số thuế”.

  • Nếu không nhập cả 3 mục thông tin “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
  • Đối với khách lẻ: Phải nhập đầy đủ “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
  • Đối với khách hàng doanh nghiệp: Phải nhập đầy đủ “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.

Sau khi nhập xong thông tin, các bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S Invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong cơ sở dữ liệu mới của khách hàng.

Cửa sổ thêm mới thông tin khách hàng

Đối với khách hàng đã tồn tại (đã được bạn nhập trong cơ sở dữ liệu) 

Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại”, khi bạn nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó các bạn không cần phải thêm mới dữ liệu khách hàng mà chỉ cần tìm kiếm thông tin khách hàng ở mục “Tìm kiếm”. 

Cửa sổ tìm kiếm thông tin khách hàng

Sau khi nhập xong cơ sở dữ liệu của khách hàng (VD: Nguyễn Văn A), bạn có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu khách hàng này trên mục tìm kiếm. Bạn cũng có thể tra cứu hoặc tìm kiếm các khách hàng đã thêm mới thông tin trước đây.

Cửa sổ thông tin khách hàng đã tìm kiếm
Ngoài ra, các bạn cũng có thể tra cứu các khách hàng dựa trên số điện thoại, tên người mua, địa chỉ, email, mã số thuế…

Ví dụ: Tra cứu danh sách các khách hàng có địa chỉ ở quận Cầu Giấy, hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các khách hàng ở quận Cầu Giấy mà bạn đã nhập thông tin trước đó.

Ví dụ sử dụng công cụ tìm kiếm thông tin khách hàng

Bước 3: Thiết lập thông tin giao dịch

Phần “Thông tin người bán”: giữ nguyên.

Phần “Thông tin giao dịch”: các trường cần nhập dữ liệu bao gồm:

  • – Hình thức thanh toán (*)
  • – Loại tiền (*)
  • Cửa sổ thông tin giao dịch khách hàng

Lưu ý:

  • Các trường có dấu (*) là bắt buộc nhập.
  • – CK: Chuyển khoản
  • – DTCN: Đối trừ công nợ
  • – KHAC: Các hình thức khác 
  • – TM: Tiền mặt
  • – TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản 

Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, các bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Bước 4: Thiết lập dữ liệu cho “Chi tiết hóa đơn”

Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu:

  • Loại hóa đơn
  • Mã hóa đơn
  • Ký tự hóa đơn
  • Ngày lập

– Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.

– Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh. 

Cửa sổ thiết lập dữ liệu chi tiết hóa đơn

Đồng thời mục “Chi tiết hóa đơn” cũng sẽ xuất hiện lúc này:

Cửa sổ chi tiết hóa đơn sau khi lập

Bạn có thể tự tạo một hóa đơn chi tiết ngay trên trường thông tin này.

“Cột điều chỉnh”: dùng để thiết lập các hạng mục của một hóa đơn.

Nút “Hàng hóa”: cho phép tra cứu và thêm các danh sách hàng hóa.

  • Nút “Ghi chú”: tạo ghi chú cho hóa đơn.
  • Nút “Chiết khấu”: cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn.
  • Nút “Bảng kê”: cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn.
  • Nút “Phí khác”: cho phép bạn nhập các hạng mục phí khác nhau của hóa đơn.

Ví dụ về cách điền chi tiết hóa đơn

Sau khi viết hóa đơn chi tiết, các bạn ấn vào nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn hoặc ấn vào “Lưu nháp” để lưu thông tin hóa đơn đã nhập vào dữ liệu các hóa đơn nháp. Vậy là bạn đã lập hóa đơn và hóa đơn nháp thành công.

Cách lập hóa đơn mới trong cửa sổ chi tiết hóa đơn

2. Lập hóa đơn điện tử theo file

S Invoice hỗ trợ doanh nghiệp nhập liệu nhiều dữ liệu hóa đơn cùng lúc thông qua tính năng “Lập hóa đơn theo file”. Điều này giúp các bạn có thể nhập liệu hàng loạt các dữ liệu hóa đơn với các file mẫu Excel tùy theo từng loại hóa đơn một cách thuận tiện nhất. Sau đây sẽ là nội dung hướng dẫn thực hiện “Lập hóa đơn theo file” trên phần mềm S Invoice.

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn theo file”

Tại giao diện sau khi đăng nhập, bạn vào phần “Quản lý hóa đơn”, sau đó chọn “Lập hóa đơn theo file”.

Giao diện lập hóa đơn theo file

Bước 2: Chọn loại hóa đơn và tải file excel

Hướng dẫn tải file mẫu cho hóa đơn

Chọn loai hóa đơn để chọn file mẫu phù hợp, ấn vào link “Tải file import mẫu (XLS)”.
Sau đó mở file mẫu lên và thực hiện các bước nhập dữ liệu ở bước tiếp theo.

Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu

Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:

STT

Nhóm hóa đơn (*): Các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn

Nhóm Thông tin người mua

  • Mã KH
  • Họ tên
  • Địa chỉ
  • Điện thoại
  • Email
  • Mã số thuế
  • Loại giấy tờ
  • Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”)
  • Tên đơn vị

Nhóm Thông tin giao dịch

  • Hình thức thanh toán (*)
  • Thanh toán (*)
  • Loại tiền (*): nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD)

Nhóm Thông tin hàng hóa

  • Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa
  • Hàng hóa
  • Ghi chú
  • Chiết khấu
  • Bảng kê
  • Phí khác
  • Mã hàng hóa/dịch vụ
  • Tên hàng hóa/dịch vụ
  • Ghi chú
  • Số lô
  • Hạn dùng
  • Đơn vị tính
  • Số lượng
  • Đơn giá
  • Thành tiền
  • Thuế suất

Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn

Lưu ý:

  • Các trường có dấu (*) là dữ liệu bắt buộc.
  • Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn” khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.
  • Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.

Bước 4: Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S Invoice bạn chọn nút “Chọn file”.

Giao diện danh sách các hóa đơn đã tạo

Sau khi tải dữ liệu từ file Excel lên, tại giao diện “Lập hóa đơn theo file” bạn bổ sung thêm các thông tin trong mẫu sau:

  • Mã khách hàng
  • Loại tiền
  • Loại hàng hóa: cho phép lựa chọn các loại như: Hàng hóa, Ghi chú, Chiết khấu, Bảng kê, Phí khác
  • Ghi chú
  • Số lô
  • Hạn sử dụng

Một số quy tắc khi lập hóa đơn theo file

Đối với mẫu thuế tổng, khi thực hiện nhập 1 hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, mỗi dòng là 1 thuế suất khác nhau, S Invoice mặc định sẽ lấy thuế suất của dòng đầu tiên để tính toán cho cả hóa đơn.

Đối với mẫu thuế tổng điện nước và mẫu thuế tổng nói chung, khi nhập thuế suất với định dạng 5, 10, hệ thống sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu có 2 loại thuế suất: thuế 1 là 5% và thuế 2 là 10%.

S Invoice chưa hỗ trợ nhập liệu với mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu trước thuế và mẫu hóa đơn thuế tổng có chiết khấu sau thuế (nếu dữ liệu nhập liệu có nhập chiết khấu với 2 mẫu này, S Invoice không đảm bảo tiền hàng tính đúng).

S Invoice đã hỗ trợ nhập liệu lập hóa đơn với mẫu chiết khấu dòng DCL, từng dòng đều có thuế suất và chiết khấu % tương ứng, đảm bảo tính đúng tiền hàng.

Hiện tại khi thực hiện nhập liệu, lập hóa đơn theo file, S Invoice hỗ trợ:

Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp có tên đơn vị mà không có mã số thuế.

Cho phép nhập hóa đơn trường hợp không có mã hàng hóa.

Cho phép nhập hóa đơn với trường hợp email có 500 ký tự, cách nhau bởi dấu “;”.

S Invoice chỉ hỗ trợ cho phép tăng/giảm 5 đơn vị tổng tiền thuế của toàn hóa đơn, trường hợp chênh lệch tiền hàng của toàn bộ hóa đơn lớn hơn 5 đơn vị, S Invoice sẽ báo lỗi.

Khi cả nhóm hóa đơn có 1 dòng lỗi thì toàn bộ hóa đơn sẽ không nhập được vào S Invoice.

Trường hợp bạn nhập chiết khấu tách riêng 1 dòng trong hóa đơn, thì có thể nhập loại hàng hóa là 3, nhập tiền chiết khấu vào mục “Thành tiền”.

Hiển thị thông báo lỗi chi tiết tại file import kết quả khi thực hiện nhập hóa đơn, S Invoice hỗ trợ tự sửa lỗi sai khi thực hiện nhập.

Trên đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử Viettel, hóa đơn nháp và lập hóa đơn theo file mà TT Giải pháp doanh nghiệp Viettel Đà Nẵng gửi đến các bạn. Nếu có bất kỳ yêu cầu hỗ trợ gì liên quan đến nghiệp vụ trên hệ thống của chúng tôi. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau:

Bài viết liên quan:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *